Essere un organizzatore di eventi è un lavoro gratificante e allo stesso tempo considerato uno dei più stressanti al mondo. Per questo motivo, quando si tratta di assicurarsi un percorso di successo nel settore degli eventi, è necessario disporre di una serie di competenze di base.
Ecco le sei abilità di pianificazione di eventi necessarie per il successo della vostra carriera:
1. Capacità organizzative
L’event planner è una persona altamente organizzata. In cima alla nostra lista di qualità imprescindibili ci sono quindi un occhio attento ai dettagli e un’organizzazione precisa.
Mantengono le scadenze dei clienti, i budget sotto controllo e i dettagli funzionano come una macchina ben oliata, dalle fasi di strategia alla lista di controllo post-evento.
Devono essere in grado di ricordare anche i più piccoli dettagli, di rispettare le scadenze, di programmare le consegne e gli allestimenti e di essere puntuali in tutto, e sempre con il sorriso.
2. Abilità nel lavoro di rete
Tutti i migliori event planner sono esperti di networking. Il settore degli eventi è fortemente incentrato sulle persone e sulle relazioni. Pertanto, avrete bisogno di una grande rete di professionisti e delle migliori forniture per eventi, come ristoratori, fotografi, DJ, band, luci e A/V, decorazioni, video e altro ancora.
3. Resilienza e adattabilità
Se c’è una cosa che è garantita nel mondo degli eventi, è sicuramente il fatto che qualcosa andrà sempre storto. È la legge di Murphy! È qui che si rivela utile l’abilità della resilienza e dell’adattabilità. Questa abilità racchiude l’attitudine a “seguire la corrente” di cui avrete bisogno per superare le sfide di un evento.
I migliori organizzatori di eventi hanno un contegno freddo, calmo e raccolto di fronte ai clienti e dietro le quinte. Hanno la capacità di pensare in fretta e di risolvere qualsiasi problema vi si presenti.
4. Una comprensione di base
Il compito dell’organizzatore di eventi è quello di essere il collante che unisce il team per un evento vincente.
Tuttavia, questo non significa che l’event planner sia la persona migliore per gestire ogni singolo aspetto dell’evento. Ma ha sicuramente la migliore comprensione di ciò che sta accadendo.
Per esempio, un organizzatore di eventi deve sapere come fare una planimetria, cos’è un RFP, quanto tempo ci vorrà per il servizio della cena, quante persone possono entrare in una stanza e come lavorare con il personale del catering.
Inoltre devono conoscere le esigenze di base di band e DJ, società di audiovisivi, noleggio, fioristi. È necessario capire cosa sia una richiesta ragionevole (e irragionevole).
Comprendere queste nozioni di base vi aiuterà a costruire rapporti migliori con i vostri fornitori e a creare esperienze eccellenti per tutti i partecipanti all’evento.
5. Creatività
I clienti si rivolgeranno a voi per avere idee all’avanguardia. Siate pronti a fare brainstorming su idee incredibili e creative.
Anche se non tutti i clienti sono pronti a sperimentare il design di un evento, si rivolgeranno a voi come consulenti per gli elementi di design con cui si sentono a proprio agio. Per stare al passo, è fondamentale tenere il polso delle tendenze del settore. Fare questo può darti ispirazione per eventi ibridi di recente popolarità e misure innovative per la salute e la sicurezza. Tutto questo ti aiuterà inoltre a tenere d’occhio le novità dei fornitori, i nuovi prodotti e servizi e gli sviluppi tecnologici.
6. Dedizione al cliente
In conclusione: Una delle abilità più utili per un organizzatore di eventi è semplicemente quella di far accadere le cose.